Jeder dritte Anruf ging ins Leere
Bei Brandt Zahntechnik steht das Team den ganzen Tag an der Werkbank — und genau dann klingelt das Telefon: Praxen fragen nach dem Stand einer Arbeit, Patienten wollen einen Termin für eine Reparatur, Lieferanten melden sich zwischendurch. Wer gerade an einer filigranen Arbeit sitzt, kann nicht einfach loslassen. Die Folge: Ungefähr jeder dritte Anruf ging ins Leere.
Besonders ärgerlich waren die Anrufe außerhalb der Werkstattzeiten — abends, in der Mittagspause, am Wochenende. Wer da niemanden erreicht, ruft oft direkt beim nächsten Labor an. Rückrufzettel stapelten sich, und niemand wusste genau, welche Anfrage schon beantwortet war.
Ein Telefonist, der niemals besetzt ist
Ich habe für den Betrieb einen KI-Telefonisten eingerichtet, der jeden Anruf sofort annimmt — rund um die Uhr, ohne Warteschleife. Er beantwortet die häufigsten Fragen direkt, etwa zu Abholzeiten oder zum Stand einer Arbeit, und trägt Termine für Reparaturannahmen und Besprechungen selbstständig in den Kalender ein.
Bei allem, was wirklich Fachwissen braucht, notiert er sauber, wer angerufen hat und worum es geht. Das Team bekommt morgens eine sortierte Liste statt eines Stapels Zettel — und ruft gezielt zurück, wenn es gerade passt.
“Wir haben vorher jeden dritten Anruf verpasst. Seit der KI-Telefonist läuft, wird jede Anfrage sofort bearbeitet — auch abends und am Wochenende.”
M. Brandt
Inhaber
40 % mehr Termine — und ein Team, das durcharbeitet
Seit der KI-Telefonist läuft, geht kein Anruf mehr verloren. Die 40 % mehr gebuchten Termine kommen vor allem aus den Anrufen, die vorher niemand annehmen konnte: abends, am Wochenende und in den Stoßzeiten, wenn alle Hände voll zu tun hatten.
Genauso wichtig ist, was man nicht in Zahlen sieht: Das Team arbeitet ungestört durch, statt zwischen Werkbank und Telefon zu pendeln. Und wer anruft, hat sofort jemanden dran — statt einer Mailbox.